安徽新华学院档案管理工作制度
添加日期:2014-11-20

安徽新华学院档案人员岗位责任制 

  1. 认真贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策和档案主管

部门的各项规定、办法,结合本单位实际情况,制定档案工作计划和管理制度。

 二、集中统一管理本单位全部档案,按照档案业务建设规范要求,

做好档案收集、整理、归档等工作。

三、负责指导、检查、督促兼职档案人员做好本部门档案的形

成、积累、归档工作,确保档案的完整、准确。

四、加强档案库房管理,做好温湿度记录。定期检查档案保管情况,发现问题及时向有关领导汇报,积极采取措施,保护档案安全。

五、积极开发利用档案信息资源,编制多种检索工具和专题资料,主动运用档案协助领导和有关部门解决实际问题,热心为利用者提供服务。

六、按照“档案保管期限”和“档案鉴定、销毁制度”,定期做好档案的保管鉴定、销毁工作。

七、做好档案统计工作,及时、准确地上报各类档案统计表,对本单位的档案管理情况做到心中有数。

八、档案人员要忠于职守,自觉遵守档案制度,保守机密,认真做好档案管理工作。

 

 

安徽新华学院档案保管制度

 

  1. 档案库房是本单位档案集中存放的机要重地,必须加强管

理,非档案人员一律不得随意进入库房。

二、库房内应排列有序,按照保管期限或类别、项目以及项目内

保管单位顺序,依次从左到右、从上到下排列,以便于管理和查找。

三、档案库房必须采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施,确保档案的完整、安全。

四、做好档案库房温湿度记录,采取有效措施控制库房温湿度。

五、严格控制和保管档案库房、箱柜的钥匙,不得随意转借他人。

六、库房内严禁烟火,不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品,定期打扫卫生、保持库房的整齐、清洁。

七、经常对库房各项措施进行检查。并作好记录,发现隐患及时采取措施。

八、要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案,要及时修补和复制,库藏档案因移交或销毁时,应注册登记,保存依据。

 

 

                            

安徽新华学院档案利用制度

 

  1. 档案人员应熟悉所藏档案内容,了解本单位各部门对档案

的需要,积极主动为本单位各项工作提供服务。

二、档案室应根据工作需要编制必要的档案检索工具和编辑专题汇编资料,积极主动地开展档案利用工作。

三、本单位人员需要利用档案时,应办理借阅登记手续,利用完毕后,填写档案利用效果,及时、认真地反馈档案利用情况。

四、凡是外单位人员需要查阅本单位档案时,应持单位介绍信,经有关领导签字批准后,方可办理查阅手续,未经档案部门同意,不得将档案复制或带出档案室。

五、档案利用者在查阅档案时,严禁喝茶、抽烟、必须爱护档案。不得任意拆卷、涂改剪切档案,如有发现,依法追究责任,并给以严肃处理。

 

 

安徽新华学院档案鉴定销毁制度

 

(一)根据国家的有关规定,制定《安徽新华学院文件材料归档范围》,据此对文件材料进行“归档”与“不归档”的鉴定,防止“有文必档”。

(二)根据国家的有关规定,编制《安徽新华学院档案材料保管期限表》,据此准确地划分永久、长期、短期不同的保管期限。

(三)应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。在分管档案工作的院办主任的主持下,由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。由于是关系到档案“存”与“毁”的鉴定,因而要十分慎重。鉴定工作结束后,应提出工作报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经分管院领导批准后销毁。

(四)销毁档案,应指定两人负责监销,防止档案遗失和泄密。监销人员要在销毁清册上签字。销毁清册必须归档,以备查考。

 

 

 安徽新华学院档案安全保密制度

 

(一)档案工作人员要严格遵守《保密法》和有关保密的规定,严守国家机密。

(二)加强对保密档案的管理。保密密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的规定办理。

(三)凡属保密项目的科研档案,应标明密级,妥善保管。查阅涉密科研档案,须经该项目负责人和学院有关领导审批,方可提供利用。档案人员不得擅自对外提供或发表属于国家机密的档案。

(四)需利用涉密档案,须经学院保密委员会办公室批准,履行审批登记手续。

(五)凡涉密档案一般不得复制、摘抄、拍摄和借出。如有特殊情况,须履行审批、登记手续。

(六)选编、汇编涉密档案文件,不得擅自降密、解密和扩大发行范围。

(七)销毁涉密档案材料,必须经分管学院领导批准,登记造册,并派专人送纸厂监毁。

(八)建立库房安全管理制,严格库房“八防”措施,保护档案的安全。

(九)确保档案计算机网络信息安全,抗衡高科技窃密。

 

 

 

安徽新华学院档案库房管理制度

 

   为了确保档案的安全,最大限度地延长档案寿命,加强档案库房的科学管理,有效地提供档案利用,根据国家档案局《档案库房技术管理暂行规定》,特制定本规定。

(一)库房内档案柜、架的排列要整齐,接收进库的档案要及时整理上架,以利于有效利用。

(二)档案库房管理责任到人。

(三)档案库房管理应贯彻“以防为主,防治结合”的原则,要有防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防盗、防火、防污染的设施。要定期检查,消除隐患。杜绝事故发生,延长档案的寿命。

(四)档案库房内,严禁存放易燃、易爆危险品,不准存放与档案无关的其他物品;严禁在库房内吸烟。

(五)非档案工作人员,未经同意不得进入库房。

(六)档案工作人员下班时要关好门窗,切断电源;寒暑假和节假日要建立值班制度;值班人员要切实负责档案库房的安全,对珍贵保密档案要严加保管,以防事故。

(七)档案工作人员对库房要经常打扫,保持库房清洁整齐。

(八)档案工作人员离岗时,要认真办理清点交接手续。

 

 

 

安徽新华学院档案查阅、借阅制度

 

(一)本学院人员因工作需要可随时查阅本部门归档的文件材料,若需查阅跨部门的档案材料,须经档案室负责人同意。

(二)查阅保密档案,须经院办主任审批。

(三)非本学院人员需查阅我学院档案材料,必须持有合法证明,经分管档案工作的院办主任同意后方可查阅。

(四)查阅尚未公开的科研成果档案,在征得项目负责人同意并经有关业务处室负责人同意后,方可查阅。

(五)档案利用者借出档案,须经档案工作人员同意,并办理借阅手续,同时不超过一周,延长借阅时间时,需另行办理续借手续。

(六)档案利用者应爱护档案,不得损毁、丢失、转借、涂改、出卖、调换、加注标记;不许泄密保密档案的内容。违者按《档案法》、《档案法实施办法》和《安徽省档案条例》有关条款的规定,追究责任和处罚。

(七)未经档案人员同意,不得擅自摘抄、复制、拍摄或公布档案内容。

(八)查阅完毕,要如实填写档案利用效果登记表。

(九)档案利用者归还档案时,档案工作人员应当面检查、验收,核查无误,办理注销。